Vous avez enfin recruté votre perle rare et son arrivée est imminente. Avez-vous anticipé et préparé son intégration au sein de votre entreprise ? Car il s’agit d’un moment fort pour le nouvel embauché. En effet, réussir son processus d’onboarding tient à plus de 50 % à la façon dont l’accueil est réalisé. Malheureusement, par manque de temps et d’organisation, certaines entreprises négligent cette phase d’intégration. Vous ne voulez pas voir filer vos nouvelles recrues à la concurrence ? Alors suivez notre guide ultime pour accueillir un nouveau collaborateur !
Réserver un accueil chaleureux
L’intégration d’un nouveau salarié ou – l’onboarding – est devenue une mission stratégique pour les entreprises. C’est en effet la meilleure manière de fidéliser ses employés et d’éviter des recrutements “ratés” et souvent coûteux. Aujourd’hui, gardez à l’esprit qu’1 collaborateur sur 5 quitte l’entreprise au bout d’un mois ! Alors prenez le temps d’accueillir chaleureusement vos nouvelles recrues. Et si elles sont plusieurs à arriver en même temps, c’est l’occasion d’organiser une journée collective d’intégration.
Pour faire de cette journée d’accueil un moment inoubliable, vous pouvez par exemple :
- organiser un petit-déjeuner ou un pot de bienvenue ;
- dédier une demi-journée à la connaissance de l’entreprise : visite du site, des différents services, présentation de l’entreprise avec l’organigramme ;
- remettre un livret d’accueil qui spécifiera les valeurs, l’organisation du travail, les contacts internes et les différentes politiques de l’entreprise.
Sans oublier de mettre à l’aise votre nouvelle recrue en lui précisant les horaires de travail, les pauses déjeuner, les modalités du télétravail, les congés…
Communiquer sur l’arrivée du nouveau collaborateur
Rien de tel que des équipes averties et donc prêtes à accueillir un nouveau collaborateur. Que ce soit en interne ou en externe, il est essentiel de communiquer.
En interne
Vous pouvez envoyer un mail à tous les services pour annoncer et présenter le nouveau collaborateur. Quant à l’équipe qui l’intègre, prévoyez un temps d’échange pour briefer chacun et faire en sorte que le jour J, le futur collègue soit rassuré.
Cela fait partie de la mission du manager dans un souci de cohésion d’équipe. Rappelons que l’attention et la capacité à créer du lien font partie des atouts du management 2.0.
En externe
Prévenez les parties prenantes externes en rédigeant un message sur votre site web, vos réseaux sociaux ou encore au sein de votre newsletter. De plus en plus d’entreprises dédient par exemple un post LinkedIn à l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Cela ne fait que renforcer l’image positive de votre organisation et c’est une marque d’attention pour le nouvel arrivant !
Préparer un espace de travail pour accueillir le nouveau collaborateur
Combien de nouveaux embauchés se sont retrouvés à faire du “camping” lors de leur 1ʳᵉ journée ? Ne faites pas cette erreur ! Préparez soigneusement l’espace de travail pour que tout soit propice à une installation agréable (et que rien ne manque) :
- anticipez les détails techniques : badge, identifiant, ligne téléphonique, connexion…
- configurez le poste de travail ;
- disposez les fournitures utiles sur le bureau : crayons, cahiers, classeurs, bloc-notes…
Vous pouvez aussi personnaliser l’accueil de votre collaborateur avec des goodies qui incarnent la culture de votre entreprise ou prévoir un kit de bienvenue.
Mettre en place un parcours d’intégration
Nommer un tuteur
Lorsqu’on arrive dans une nouvelle entreprise, c’est toujours un peu le parcours du combattant, surtout s’il y a beaucoup de personnes. Alors pour ne pas noyer votre jeune recrue, il peut être judicieux de désigner un référent qui sera ainsi le tuteur ou “parrain” sur une période donnée. Les plus timides sauront ainsi prendre confiance et poser des questions plus aisément. Choisissez de préférence une personne de l’équipe qui répondra aux problématiques opérationnelles. Le tutorat est une bonne pratique pour faciliter l’intégration d’un nouveau salarié.
Organiser une immersion dans chaque service
Autre pratique intéressante : l’immersion dans les différents services. C’est la meilleure façon de comprendre le fonctionnement de l’entreprise et de donner une vision claire de l’activité. Le nouveau collaborateur comprendra ainsi le rôle et les enjeux de chaque domaine. Et c’est la garantie d’une période d’essai réussie.
Se montrer disponible
Accueillir un nouveau collaborateur ne se résume pas à la qualité de sa première journée… Les premières semaines et les premiers mois seront décisifs. D’où la nécessité de :
- se montrer disponible : faites savoir à votre collaborateur qu’il n’hésite pas à vous solliciter s’il a besoin. Par exemple, que votre porte de bureau est toujours ouverte et qu’il doit être à l’aise pour venir vous voir ;
- organiser des points réguliers : très important de prévoir des moments de débriefing posés dans l’agenda. Les échanges en tête-à-tête permettent de déceler d’éventuelles difficultés et/ou insatisfactions et d’ajuster rapidement si besoin. Cela permet de suivre l’évolution du nouveau collaborateur et de veiller à son épanouissement au sein de l’équipe.
Il est ainsi important de développer un sentiment d’appartenance et de créer un environnement de travail bienveillant.
Ce qu’il faut retenir de ce guide, c’est l’importance de réussir le parcours d’intégration d’un nouveau collaborateur. L’onboarding a fait ses preuves : il améliore la satisfaction et fidélise le salarié. Le turnover est ainsi diminué et la productivité améliorée. Encore mieux, vous boostez votre marque employeur et attirez les meilleurs candidats ! Un cercle vertueux à ne pas négliger.
C’est dans ce contexte qu’Homme & Carrières a conçu un accompagnement “recrutement et intégration”. Nous proposons des solutions de formation sur-mesure pour favoriser l’intégration de vos salariés.
Pour aller plus loin, contactez-nous !
